Artikeltexte in mehreren Sprachen erfassen

Mit G3LD können Sie Ihre Kunden ab sofort vollständig in deren Muttersprache ansprechen. Legen Sie einfach unter Stammdaten > Firma > Sprachen eine Fremdsprache an und ordnen Sie in den Kundenstammdaten in der Auswahlbox „Sprache“ dem Kunden zu. Die Auswahl steht zunächst auf „(Standard)“. Wie in G3LD üblich, schlägt das Programm beim Anlegen eines neuen Schriftverkehrs automatisch die Sprache vor, die beim gewählten Kunden hinterlegt ist und natürlich können Sie die Sprache in den Schriftverkehrs-Stammdaten auch noch ändern.

In den Artikelstammdaten erfassen Sie Ihre Übersetzungen dann über Bearbeiten > Sprache. Dort wählen Sie eine Sprache aus und füllen dann alle Felder des Artikels aus, die Sie benötigen, also Artikelbezeichnung 1 und 2 und ggfs. die Artikel-Einheit sowie die Zusatztexte. Auch das Drucken von Artikellisten ist in jeder Sprache möglich. Existiert für einen Artikel keine Übersetzung, benutzt G3LD stattdessen automatisch die Standardsprache.

Währungen

Damit noch nicht genug der "Internationalisierung": Ein weiterer Meilenstein in der Weiterentwicklung von G3LD ist die neue Möglichkeit, in unterschiedlichen Währungen zu fakturieren. Über Stammdaten > Firma > Währungen können Sie nun jede beliebige Währung anlegen. Sie müssen nur eine Bezeichnung und das offizielle Kürzel der Währung eingeben, z.B. "USD" für "US-Dollar". Der Clou: Über die Schaltfläche "Kursabfrage" schaut G3LD automatisch auf dem Server der EZB den tagesaktuellen Wechselkurs nach und passt ihn an. Im Kunden- und im Lieferantenstamm legen Sie anschließend fest, in welcher Währung Sie mit dem Kunden bzw. Lieferanten abrechnen möchten.

Natürlich wird die Fremdwährung auch in den Offenen Posten beim Zahlungseingang berücksichtigt. Wenn Ihr Kunde also auch in Dollar zahlt, sehen Sie neben dem Zahlbetrag in der Standardwährung (also üblicherweise Euro) auch den umgerechneten Wert in der Fremdwährung. G3LD speichert den Umrechnungskurs zum Zeitpunkt der Rechnungslegung ab, damit die Zahlung auch dann noch stimmt, wenn sich der Wechselkurs in der Zwischenzeit geändert hat (was ja fast immer der Fall sein wird).

Beliebig viele Anhänge beim E-Mail-Schriftverkehr

In vielen Bereichen erfolgt die komplette Kommunikation mit dem Kunden heutzutage per E-Mail. Wenn das bei Ihnen auch so ist, hat G3LD nun dafür noch eine "schicke" Erweiterung: Ab sofort können Sie in den Schriftverkehrs-Formularen für jeden Vorgang beliebig viele Anhänge mitsenden. In der Regel werden das PDF-Dateien sein, wie z.B. Ihre AGB und/oder eine Widerrufsbelehrung, denkbar sind aber auch alle anderen Dateien, wie Fotos, Farbmuster und vieles mehr. Wenn Sie also eine Rechnung versenden, kann G3LD auf Wunsch automatisch Ihre Geschäftsbedingungen und andere wichtige Dokumente mitsenden - egal, ob Sie den internen Mail-Client benutzen oder Ihre Mails mit einem E-Mail-Programm wie Outlook oder Thunderbird versenden.

Artikelliste filtern

Wenn Sie über einen großen Artikelstamm verfügen, werden Sie sicher schon einmal festgestellt haben, dass G3LD - je nach der Leistungsfähigkeit Ihres Systems - beim Aufruf der Artikelstammdaten einige Zeit braucht, bis Sie die Übersicht sehen und Sie Artikel bearbeiten können. Aus diesem Grund gibt es jetzt eine neue Filterfunktion im Artikelstamm. In der aktuellen Version können Sie Ihre Artikelliste nach unterschiedlichen Kriterien filtern. Der Clou dabei: Die Filtereinstellungen können Sie (für jeden Arbeitsplatz individuell) speichern, sodass beim nächsten Aufruf die Liste direkt gefiltert angezeigt wird. Dadurch können Sie die Arbeit mit den Artikelstammdaten enorm beschleunigen. 

Sobald Sie mehr als 15.000 Artikel haben, fragt G3LD beim Aufruf des Artikelstamms nach, ob ein Artikelfilter gesetzt werden soll. Wenn Sie möchten, können Sie dann mit einer leeren Artikelliste beginnen und im Artikelstamm entsprechend Ihre Filtereinstellungen vornehmen. Den gespeicherten Artikelfilter können Sie übrigens jederzeit unter Extras > Einstellungen > Arbeitsplatz ansehen, bearbeiten und Ein- oder Ausschalten. Schauen Sie am besten gleich im aktualisierten Handbuch für Version 2.4 nach, das Sie wie immer kostenlos hier herunterladen können. Das Handbuch finden Sie auch im Programm selbst im Menü ? > Handbuch (PDF)

Mehrfach vorhandene Kunden erkennen und vermeiden

Vermutlich ist es Ihnen auch schon einmal passiert, dass Sie einen Kunden doppelt angelegt haben, z.B., weil sich die Firmierung geändert hat. Für solche Fälle prüft G3LD nun, ob es eine ähnliche Adresse bereits im Kundenstamm gibt und fragt nach, ob es sich eventuell um eine "Dublette" handelt. Sobald die PLZ gleich ist, die ersten 5 Zeichen des Straßennamens sowie die Hausnummer identisch sind, erscheint ein solcher Hinweis und Sie können entscheiden, ob der Kunde gespeichert werden soll oder nicht.

Ist es in der Vergangenheit trotzdem schon einmal vorgekommen, finden Sie im Kundenstamm unter Bearbeiten > Doppelte Adressen (Dubletten) nun die Möglichkeit, mehrfach vorhandene Kunden zu markieren und zu verknüpfen. Wenn Sie einen Kunden als Dublette eines anderen markiert haben, können Sie für die Dublette keinen neuen Schriftverkehr mehr erfassen. Darauf weist Sie G3LD natürlich bei der Erfassung von Aufträgen hin und bietet Ihnen an, stattdessen für den "Hauptkunden" zu fakturieren. Haben Sie im Kundenstamm unter Extras > Gesperrte Kunden farbig markieren den Haken gesetzt, erscheinen alle als Dubletten markierten Kunden in orange.

Besonderer Clou: Wählen Sie in der Auftragsliste (Fakturierung > Auftrag bearbeiten) über "einzelner Kunde" oder über Sicht > Filter setzen/löschen bzw. mit [F2] einen einzelnen Kunden aus, der eine oder mehrere Dubletten hat, werden Ihnen auch die Aufträge der Dubletten angezeigt, sodass Sie immer einen Überblick über alle Aufträge des Kunden haben, auch wenn diese unter unterschiedlichen Kundennummern erfasst wurden.

Erweiterungen im Druckdesigner

Bereits seit der vorletzten Version gibt es im Druckdesigner die Möglichkeit, den Ausdruck mit den sogenannten IF/THEN/ELSE-Formeln situationsbedingt zu beeinflussen. Dies ging bislang mit allen Feldvariablen, also Variablen, die direkt aus einer Datenbank-Tabelle gelesen wurden. Diese Funktion haben wir nun noch um Druck- und Summenvariablen erweitert.

Achtung: Wenn Sie in Ihren Druckvorlagen IF/THEN/ELSE-Formeln benutzen, müssen Sie evtl. Zeilenvorschübe zu den Bedingungen hinzufügen. Dafür gibt es die neue Systemvariable $ZV. Holen Sie sich bei Bedarf Support bei uns!

Außerdem gibt es nun sog. CALC-Formeln, mit denen Sie während des Drucks Berechnungen ausführen können. Benötigt haben wir das für die oben bereits erwähnte Möglichkeit, Rechnungen in unterschiedlichen Währungen zu erstellen. Sie können also nun z.B. eine Formel erstellen, die Ihnen während des Drucks das Ergebnis von "Gesamtpreis mal Wechselkurs" errechnet (die Formel dazu wäre Calc{!gp}{*}{$var=wechselkurs}). Es sind aber auch unendlich viele andere Anwendungsbeispiele denkbar. Natürlich bieten wir Ihnen für die Gestaltung Ihrer Druckformulare auch gern unseren Support an.

Neue Druckvariablen für die Währungs-Funktion in G3LD sind übrigens $var=Wechselkurs, $var=Waehrkurz (Kurzbezeichnung der Währung, z.B. "USD") und $var=Waehrlang (Währungsbezeichnung ausgeschrieben, z.B. "Dollar")

Weitere Änderungen in Kürze

• Die Filterfunktion nach einem einzelnen Artikel in der Kunden-Historie funktioniert nun auch, wenn Sie mehr als 32.767 Artikel im Artikelstamm haben.
• Unter Bearbeiten > Artikelbilder im Artikelstamm werden die Vorschaubilder nun auch in den richtigen Proportionen angezeigt.
• BUG: Beim Kopieren eines leeren Schriftverkehrs kam es zu einem Laufzeitfehler (korrigiert).
• Wenn unter Dienste > Druckanpassung > Bedingte Ausdrucke unter "Wenn Positionsrabatt > 0 Euro" ein Eintrag existiert, wurde dieser bislang auch auf Lieferscheinen mitgedruckt. In der aktuellen Version können Sie über Extras > Einstellungen > Mandant nun selbst bestimmen, ob der Positionsrabatt auch auf Lieferscheinen gedruckt werden soll, indem Sie im Bereich "Fakturierung" den entsprechenden Haken setzen.
• Die PLZ kann nun an allen Stellen im Programm bis zu 10 Stellen umfassen (bislang: 6).
• Bei der Erfassung eines neuen Schriftverkehrs können Sie nun über den Schalter "Keine Lagerbuchung" bestimmen, dass für diesen einen Auftrag keine Lagerbuchung vorgenommen werden soll. Das ist z.B. sinnvoll, wenn Sie Warenmuster verschicken, diese aber nicht vom Lager genommen werden.
• Die OP-Liste (Fakturierung > Offene Posten) kann nun nach Rechnungsnummer, Mahnstufe, Datum, Kunde und Rechnungsbetrag sortiert werden, indem - wie an anderen wichtigen Stellen im Programm - die entsprechende Spaltenüberschrift angeklickt wird. Ein weiterer Klick dreht die Sortierreihenfolge um.
• In der Mahnhistorie kann nun zu jedem Eintrag noch eine Bemerkung hinterlegt werden.

Software zum Mitmachen

Erlauben Sie uns wie immer zum Schluss den Hinweis, dass G3LD eine Software "zum Mitmachen" ist und wieder alle Änderungen und Neuerungen auf den Vorschlägen unserer Anwender - also Ihnen - basieren. Wenn Sie auch gern etwas dazu programmiert haben möchten, sprechen Sie uns an, z.B. über das Kontaktformular auf dieser Seite oder rufen Sie uns an: 02721/3691. Gern erstellen wir Ihnen ein kostenloses, unverbindliches Angebot.