Abonnement-Verwaltung

Fangen wir mit der größten Neuerung an: G3LD verfügt nun über eine Abonnement-Verwaltung. Wenn Sie regelmäßig Artikel oder Dienstleistungen an Ihre Kunden liefern, können Sie die korrekte und rechtzeitige Abrechnung nun G3LD überlassen. Über Fakturierung > Abonnement-Verwaltung gelangen Sie vom Hauptfenster aus zunächst in die Übersicht aller vorhandenen Abonnements. Von hier aus können Sie neue Abonnements erstellen, bestehende bearbeiten und natürlich auch gekündigte löschen. Ein Abonnement können Sie wöchentlich, monatlich oder jährlich abrechnen, wobei Sie bei wöchentlichen Abonnements den Wochentag und bei monatlichen Abos den Tag im Monat frei bestimmen können, an dem abgerechnet werden soll. Bei jährlichen Abonnements bestimmen Sie entsprechend den Tag im Jahr, an dem ein Abonnement zur Zahlung fällig wird. Wählen Sie dann noch den Kunden und den oder die Artikel aus, die Sie liefern bzw. abrechnen möchten und sagen Sie dem Programm, ob ein fälliges Abonnement als Auftragsbestätigung, Lieferschein oder direkt als Rechnung erstellt werden soll.

In der Auftragsliste (Fakturierung > Auftrag bearbeiten) finden Sie im Menü "Bearbeiten" den neuen Menüpunkt "Abonnement-Abrechnung". G3LD sucht dann alle fälligen Abonnements heraus und bietet Ihnen für jedes Abo an, abzurechnen oder zu überspringen. Und damit Sie die Abrechnung fälliger Abonnements nicht vergessen, bietet Ihnen das Programm auch noch eine Erinnerungs-Funktion, die Sie in der ebenfalls neuen Funktion Extras > Einstellungen > Mandant (s. unten) konfigurieren können.

Achtung: Bei dieser Funktion handelt es sich um eine kostenpflichtige Erweiterung, die Sie hier online kaufen können. Natürlich können Sie die Abo-Verwaltung vor dem Kauf erst einmal in Ruhe testen, allerdings sind in der Demo-Version maximal 5 Abonnements möglich.

Erweiterte Nummerngestaltung

Die zweite große Neuerung ist die erweiterte Nummerngestaltung, zu Erreichen vom Hauptfenster aus über Stammdaten > Firma > Nummernkreise. Ursprünglich hat G3LD alle Schriftverkehrsnummern endlos fortlaufend vergeben, seit Version 1.1 ist es bereits möglich, die Jahreszahl voranzustellen. Nun haben wir auf Kundenwunsch die Nummerngestaltung auf ein völlig neues Niveau gehoben: Ab sofort können Sie die Art des Schriftverkehrs und das Datum oder Teile davon (z.B. Monat und Jahr) in die Schriftverkehrs-Nummern einbinden und bestimmen, in welchem Rhythmus die Nummern neu vergeben werden sollen (endlos, jährlich, monatlich oder täglich). Wenn Sie als Umsteiger von "GS-Auftrag" oder "Sage50" (Markennamen der Sage GmbH) zu G3LD gekommen sind, werden Sie diese Möglichkeiten eventuell schon kennen.

Grafische Umsatzverteilung

Um einen schnellen Überblick über Ihre Umsätze zu bekommen, bietet G3LD seit jeher die grafische Umsatzverteilung als Balkendiagramm (Fakturierung > Offene Posten > Auswertungen > Umsatzverteilung). Bislang konnten Sie dabei jeweils zwei Jahre zum Vergleich wählen. Auch hier haben wir das Programm ein wenig "aufgebohrt". Ab sofort können Sie auch einen freien Zeitraum für die Auswertung wählen oder sich alle vorhandenen Umsätze anzeigen lassen. Der Balken mit dem jeweils höchsten Umsatz wird nun in einer etwas helleren Farbe dargestellt. Bei dieser Gelegenheit haben wir auch festgestellt, dass die Routine einen Fehler hatte: Negative Umsätze (sprich Gutschriften) wurden aufgrund eines Bugs zum Umsatz addiert, statt abgezogen. Das haben wir natürlich direkt korrigiert.

Neu: Mandanten-Einstellungen

Unter Extras > Einstellungen gibt es einen neuen Menüpunkt "Mandant". Hier können Sie Einstellungen vornehmen, die alle Benutzer von G3LD betreffen. Derzeit finden Sie dort die Einstellungen zur Erinnerung an Abonnement-Abrechnungen (s. oben) und die Möglichkeit, ausgedruckten Schriftverkehr (Rechnungen und Gutschriften) direkt nach dem Ausdruck zu verbuchen. So können Sie sich das manuelle Verbuchen bei Zahlungseingang oder den Periodenabschluss sparen, wenn Sie dies möchten.

Weitere Änderungen in Kürze

• Die Update-Prüfung machte seit einiger Zeit Probleme mit den "Digitalisierungsboxen" der Telekom (Bintec-Router). Hintergrund war, dass die Digitalisierungsbox seit dem letzten Firmware-Update Änderungen an der internen Firewall vorgenommen hat, die die Update-Prüfung blockieren. Wir haben G3LD in einem Zwischenupdate bereits so angepasst, dass die Prüfung auch mit der Digitalisierungsbox funktioniert. Wenn Sie von diesem Problem betroffen sind und G3LD nach dem Start scheinbar hängt und erst nach einer Weile meldet, dass keine Update-Prüfung vorgenommen werden konnte, laden Sie hier die neueste Version des G3LD-Installers herunter und wählen Sie als Installationsart "Update-Installation".
• Bei eingeschalteter Benutzer-Verwaltung (Stammdaten > Firma > Benutzerverwaltung) findet die automatische Update-Prüfung jetzt nur noch dann statt, wenn der Benutzer auch das entsprechende Recht hat.
• Ein weiteres neues Benutzerrecht betrifft die Textbausteine. Wenn Sie die Benutzerverwaltung nutzen, dürfen ab sofort nur noch die Benutzer Textbausteine bearbeiten, die das entsprechende Recht haben. Achtung: Das neue Recht ist zunächst für alle Benutzer außer dem Admin aus. Melden Sie sich als Admin an und setzen Sie das Recht für alle Benutzer auf "Ja", die Textbausteine anlegen, bearbeiten und löschen können sollen.
• Neuer Installer: Der G3LD-Installationsassistent wurde überarbeitet und bietet nun die (standardmäßig eingeschaltete) Option, bei der Installation direkt nach den neuesten Programm-Versionen zu suchen. Damit haben Sie immer direkt die aktuelle Version installiert und bekommen nicht direkt nach dem ersten Programmstart die Meldung, dass eine neue Version verfügbar ist. Außerdem machen wir uns so ein Stück weit unabhängig von Microsofts "Smartscreen"-Funktion, die neue Programm-Versionen immer als unbekannt und somit "verdächtig" einstufte und wir neue Versionen erst durch Microsoft freigeben lassen mussten. 
• Der Suchbegriff im Artikelstamm darf nun bis zu 80 Zeichen lang sein. Das ist sinnvoll, weil die "Bezeichnung 1" des Artikels auch eine Maximallänge von 80 Zeichen hat und der Suchbegriff ja bei der Neuanlage eines Artikels automatisch in die Bezeichnung 1 übernommen wird.
• Die Kunden-Historie (Stammdaten > Kunden > Bearbeiten > Kunden-Historie) kann nun in eine CSV-Datei zur Weiterbearbeitung z.B. in Excel exportiert werden.
• BUG: Bei Teillieferungen wurde für den Rest-Auftrag der noch nicht gelieferten Restmenge das Datum der Teillieferung gesetzt. Jetzt wird das Datum des ursprünglichen Auftrags übernommen.
• Die Punktvariable .PerUmsatzKunde wurde um die Ausgabe der Bestell-Nr. des Kunden erweitert. So sehen Sie auf einen Blick nicht nur, wann was an welchen Kunden geliefert wurde, sondern auch noch dessen Bestellnummer. Bei eventuellen Reklamationen oder Rückruf von Artikeln können Sie Ihre Kunden also noch gezielter über betroffene Lieferungen informieren. 

Software zum Mitmachen

Wie immer zum Schluss der Hinweis, dass G3LD eine Software "zum Mitmachen" ist und die allermeisten Änderungen und Neuerungen wieder auf den Vorschlägen unserer Anwender - also Ihnen - basieren. Wenn Sie auch gern etwas dazu programmiert haben möchten, sprechen Sie uns an, z.B. über das Kontaktformular auf dieser Seite oder rufen Sie uns an: 02721/3691. Gern erstellen wir Ihnen ein kostenloses, unverbindliches Angebot.