Moderne Quickbuttons - und ein "Neuer"

Die auffälligste Neuerung in der aktuellen G3LD-Version 2.2 haben Sie wahrscheinlich direkt bemerkt: Es sind die größeren und etwas moderner aussehenden Quickbuttons im Hauptfenster. Aber die Quickbuttons sehen jetzt nicht nur etwas hübscher aus, sie haben auch noch Zuwachs bekommen:

Mit diesem neuen Quickbutton springen Sie direkt in die Filtermaske der Auftragsliste. Statt dort die Filtereinstellungen über Sicht > Filter setzen/löschen bzw. mit [F2] aufzurufen, können Sie nun direkt vom Hauptfenster aus in die Filtereinstellungen springen, die übrigens auch noch einmal erweitert wurden:

Neue Filterfunktionen

Mit der neuen Version können Sie die Auftragsliste auch nach freien Textmustern innerhalb der Schriftverkehrs-Texte Kopftext, Fußtext und Zusatztext filtern. Geben Sie hierzu einfach einen Suchbegriff im Bereich „Schriftverkehr“ ein. Das Gleiche gilt für den Bereich „Positionstexte“: Geben Sie hier einen Suchbegriff ein, so zeigt Ihnen G3LD alle Aufträge an, in denen der eingegebene Begriff in einem der Felder Artikelnummer, Suchbegriff, Artikelbezeichnung 1, Artikelbezeichnung 2, Zusatztext, Zusatztext intern oder Seriennummern enthalten ist. Groß-/Kleinschreibung muss nicht beachtet werden.

Hinweis: Beim Filtern nach Schriftverkehrs- und Positionstexten können Sie eine sogenannte „Fragmentsuche“ durchführen, indem Sie das Joker-Zeichen * benutzen. Der Suchbegriff „Ford*“ findet z.B. alle Aufträge, bei denen eins der o.g. Felder mit „Ford“ beginnt, wohingegen der Suchbegriff „*Ford*“ alle Aufträge anzeigt, bei denen in mindestens einem der Felder der Begriff „Ford“ vorkommt, also z.B. auch Wörter wie „erforderlich“ berücksichtigt.

Schnellfilter "einzelner Kunde"

Und wo wir gerade bei der Auftragsliste und den Filtern sind: Unterhalb der angezeigten Aufträge gibt es nun die Möglichkeit, die Liste nach einem einzelnen Kunden zu filtern. Setzen Sie den Haken bei "einzelner Kunde", wird die Dropdown-Box mit den Kundensuchbegriffen gefüllt (wie bei der oben beschriebenen und altbekannten Filterfunktion) und der Kunde vorausgewählt, zu dem der aktuell markierte Schriftverkehr gehört. Wählen Sie ggfs. einen anderen Kunden aus der Liste aus und klicken Sie "OK", um die Liste nach diesem Kunden zu filtern.

Und noch ein Filter:

Auch im Kundenstamm lässt sich nun ein Filter setzen. Geben Sie hierzu einfach einen Suchbegriff ein und wählen das Feld aus, in dem der Begriff vorkommen soll. Klicken Sie jetzt auf das Filter-Symbol , werden Ihnen nur noch die Kunden angezeigt, auf die der Filter passt. Hinweis: Bei dieser Filterfunktion wird immer eine Fragmentsuche (Vorkommnis) durchgeführt. Wenn Sie beispielsweise nach "müll" im Feld Suchbegriff filtern lassen, werden Ihnen die Namen Müller-Lüdenscheid, aber auch Lüdenscheid-Müller und die Hans Meier Müllbeseitigung angezeigt.

Der "gemeinsame Pfad"

Der "gemeinsame Pfad", also das Verzeichnis, in dem G3LD solche Dateien ablegt, die im Netzwerk von allen Arbeitsplätzen aus erreichbar sein sollen (wie beispielsweise Artikelbilder, Dokumente aus dem Dokumenten-Management, aber auch Log-Files u.a.) kann nun für jeden Mandanten getrennt definiert werden und ist dementsprechend in den Menüpunkt Stammdaten > Mandanten verlegt worden. Dort gibt es jetzt neu die Schaltfläche "Pfad ändern". G3LD übernimmt den bisherigen gemeinsamen Pfad beim Update automatisch in die Mandanten-Daten. Es kann aber nicht schaden, wenn Sie nach dem Update einmal kurz in die Einstellung schauen, ob der Pfad auch wirklich dem bisherigen entspricht. 

Einzelmahnung E-Mail

Das Thema "Rechnung mahnen" ist ganz klar eins der sensibelsten in jedem Betrieb. Wir haben G3LD nun noch eine weitere Möglichkeit hinzugefügt, ganz unkompliziert und schnell eine einzelne Rechnung per E-Mail zu mahnen. Der Clou dabei: Die betreffende Rechnung wird dem Kunden direkt noch einmal mitgeschickt. Wählen Sie einfach eine Rechnung aus der Auftragsliste (nicht aus der OP-Liste) aus und klicken Sie Bearbeiten > Einzelmahnung (E-Mail) (geht natürlich auch über einen Rechtsklick auf die Rechnung). Es öffnet sich der normale Druckdialog, wo Sie ein Rechnungsformular auswählen können, das zur Erzeugung der mitgeschickten Rechnung verwendet werden soll. Klicken Sie nun auf "E-Mail" (die Schaltfläche "Drucken" ist in diesem Moment ausgegraut), wird Ihnen der E-Mail-Dialog angezeigt, in dem Betreff und Mahntext vorausgefüllt sind, aber - wie in G3LD üblich - noch einmal individuell verändert werden können. Die Mahntexte definieren Sie unter Stammdaten > Firma > E-Mail-Texte Einzelmahnung getrennt nach Mahnstufe 1-3. Dabei stehen Ihnen die gleichen Befehle und Variablen zur Verfügung wie unter Stammdaten > Firma > E-Mail-Einstellungen.

Tipp: Weisen Sie darauf hin, dass die Rechnung noch einmal mitgeschickt wurde, z.B. mit einem Satz wie "Falls Ihnen die Rechnung nicht mehr vorliegt, haben wir Sie Ihnen im Anhang noch einmal mitgeschickt." So schaffen Sie direkt Klarheit, um welche Rechnung es geht und vermeiden Bitten um erneute Zusendung der Rechnung, die weitere Zahlungsverzögerungen mit sich bringen.

Hinweis: G3LD wählt die Mahnstufe automatisch aus und erhöht sie nach dem Versenden der Mail. Mahngebühren werden nicht berechnet. Die Mahnung landet aber ganz normal auch in der Mahnhistorie.

Formeln im Druckdesigner

Der Druckdesigner wurde um eine mächtige Funktion erweitert: Ab sofort können Sie für jede Feldvariable eine Abfrage im Format WENN...DANN...ANSONSTEN (IF...THEN...ELSE) definieren. Wir haben diese Funktion mal etwas frech "Formeln" genannt, obwohl es streng genommen keine ist. Es könnte aber sein, dass wir in Zukunft weitere Funktionen dieser Art einbauen und dann auch "echte" Formeln ermöglichen. Aber auch die jetzige Variante ist schon ein gewaltiger Sprung, denn jetzt können Sie den Druck Ihrer Dokumente noch viel weitreichender beeinflussen als zuvor.

Eine ausführliche Beschreibung der neuen Funktion finden Sie im G3LD-Handbuch, das Sie wie immer hier kostenfrei herunterladen können, deswegen hier nur ein kleines Beispiel:

Sie möchten, dass auf Ihren Lieferscheinen das Feld Charge nur dann gedruckt wird, wenn auch tatsächlich eine Charge bei der Position hinterlegt ist. Dazu könnten Sie zu Beginn des Druckbereichs "Inhalt" in Ihrem Lieferschein-Fotrmular eine Formel (bzw. Bedingung) definieren, die besagt: WENN Feld Charge leer ist, DANN drucke nichts, ANSONSTEN drucke "Charge Nr.: " Feld Charge. In der G3LD-Druckdesigner-Sprache sähe das dann so aus:

@01{!charge=""}{}{$"Charge Nr. "$!charge}

In den ersten geschweiften Klammern steht die Bedingung, also das WENN: ("wenn Feldvariable 'Charge' gleich leer"), in den zweiten Klammern steht, was passieren soll, wenn die Bedingung erfüllt ist, also das DANN: (in unserem Beispiel ist die Klammer leer, d.h., es wird nichts gedruckt, wenn die Bedingung erfüllt ist). Zum guten Schluss steht in den dritten Klammern, was passieren soll, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist, als das ANSONSTEN: (drucke Text "Charge Nr. " und den Inhalt der Feldvariable 'Charge').

An der Stelle im Formular, an der der Ausdruck dann erfolgen soll, schreiben Sie als Befehl: $@01 - lesen Sie die genaue Funktionsweise wie gesagt bei Bedarf im Handbuch nach!

Weitere Neuerungen

• Wenn Sie im Artikelstamm unter Bearbeiten > Lagerbewegungen eine Inventurbuchung mit dem Bestand 0 vornehmen, fragt G3LD jetzt, ob eventuell noch vorhandene Lagerorte mit diesem Artikel freigegeben werden sollen. So ersparen Sie sich ggfs. das manuelle Korrigieren Ihrer Lagerort-Belegungen.
• Beim Ausdruck der periodischen Umsätze (Artikelstamm: Druck > Artikellisten > Umsatz/Periode) können Sie jetzt bestimmen, ob wie bisher nur verbuchte Rechnungen und Gutschriften berücksichtigt werden sollen oder alle.
• Wenn Sie im Artikelstamm die Funktion Bearbeiten > Artikel-Historie > Fakturierung aufrufen, können Sie nun direkt von dort per Doppelklick oder [Enter] auf einen Datensatz in den dazugehörigen Auftrag springen.
• Beim Drucken von Listen kann nun genau wie beim Drucken von Schriftverkehr ein Briefbogen hinterlegt werden. So können Sie z.B. Artikelpreislisten mit Ihrem Logo versehen.
• Im Bestellwesen können Sie nun für Wareneingänge, Stornierungen und Gutschriften ein Buchungsdatum hinterlegen. Bislang hat G3LD immer das aktuelle Tagesdatum genommen, das Ihnen jetzt auch als Vorgabe angezeigt wird. Mit dieser neuen Funktion ist es nun aber auch möglich, Wareneingänge z.B. erst am Folgetag zu buchen und trotzdem das korrekte Lieferdatum zu hinterlegen.
• In der Lagerort-Belegung gibt es nun die zusätzliche Spalte "Summe Charge", die Ihnen die Summe aller Artikel anzeigt, die zur gleichen Charge gehören.
• Die Datensicherungs- und Rücksicherungsfunktion wurde überarbeitet und ist jetzt etwas logischer aufgebaut als in der ursprünglichen Version.
• Beim Versenden von E-Mails an mehrere Empfänger gleichzeitig gab es bei neueren Outlook-Versionen Probleme. Wir haben das Programm so angepasst, dass auch Outlook versteht, was es tun soll.

Zum guten Schluss

...möchten wir natürlich auch diesmal wieder darauf hinweisen, dass G3LD eine Software "zum Mitmachen" ist und die allermeisten Änderungen und Neuerungen wieder auf den Vorschlägen unserer Anwender - also Ihnen - beruhen. Wenn Sie auch gern etwas dazu programmiert haben möchten, sprechen Sie uns an, z.B. über das Kontaktformular auf dieser Seite oder rufen Sie uns an: 02721/3691. Gern erstellen wir Ihnen ein kostenloses, unverbindliches Angebot.